Om deel te kunnen nemen aan een bijeenkomst controleren we of uw naam op de deelnemerslijst staat. Daarvoor moeten we u kunnen herkennen aan uw gebruikersnaam. Maar wie nog in de wachtruimte staat, kan niet zien welke naam de vorige gebruiker van je computer (bijvoorbeeld een huisgenoot) heeft gebruikt en laten onthouden. Lekker onhandig.

Vermoedt u dat u een vreemde gebruikersnaam hebt? Probeer dan eens het volgende trucje:

1. Open de Zoom-applicatie (via de Windows Start-knop bijvoorbeeld, niet via een link);
2. Kies Join a Meeting en vul willekeurige nummers in als Meeting ID;
3. Wijzig de naam naar iets dat bij u past. Als u deze gebruikersnaam de volgende keer ook wilt gebruiken, zorgt u dat "Remember my name..." aangevinkt is, anders niet;
4. Kies Join - waarna natuurlijk de melding volgt dat u niet kunt deelnemen aan deze willekeurige Meeting ID.
5. Sluit Zoom.

De volgende keer dat u op een Zoom link klikt, zou het goed moeten gaan.

Eenmaal in een Zoom-meeting kun je je gebruikersnaam aanpassen door bijvoorbeeld rechtermuisknop op je eigen camerabeeld klikken, of rechts van je eigen naam in het participants-venster (more).

De VVM neemt de bijeenkomsten meestal op, en de opnames worden via ons Vimeo-kanaal beschikbaar gesteld aan de betrokkenen (deelnemers, sprekers, etc.) van de bijeenkomst. Het beeld is vaak de presentatie van de spreker, met de spreker zelf rechtsboven in de hoek. Bij gebrek aan presentatie, is de spreker beeldvullend.

Zoom ziet de persoon die spreekt, als spreker - dat is dus niet per sé degene die het scherm / de presentatie deelt. Dat betekent dat Zoom u als spreker zal zien als uw microfoon aan staat en u spreekt. U komt dan dus in beeld, en ook met beeld en geluid in de opname terecht.

Wilt u dat niet, dan kunt u de microfoon uit laten staan, uw vraag via de chat stellen en daarbij aangeven dat u liever niet het woord krijgt. Mocht u toch het woord willen nemen, dan kunt u de camera vlak voordat u het woord neemt, even uitzetten. In de opname wordt de spreker (u) dan weergegeven als zwart scherm met een camera-staat-uit-plaatje.

Voor de beste ervaring voor zowel uzelf als de overige deelnemers, raden wij aan gebruik te maken van bekabeld internet, een pc+webcam of laptop, met daarop de Zoom client for meetings, waarop ju bent ingelogd met uw Zoom-account, en een aangesloten headset.

Maar als u met minder functionaliteit genoegen kunt nemen (bijvoorbeeld niet zelf uw breakout room kunnen kiezen), zijn er twee alternatieven voor het gebruik van de Zoom client for meetings. Dat zijn:

1. Gebruik via de browser. U heeft hiervoor een redelijk moderne versie van uw browser nodig. Op dit moment worden in ieder geval Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari en de meest recente versie van Microsoft (Chromium) Edge ondersteund.
   • Zodra u een deelnamelink ontvangt, opent u die in uw browser. U krijgt dan de suggestie dat u iets wil downloaden. Download het niet, maar klik op het blauwe click here (to launch the meeting). Soms wordt er nogmaals gesuggereerd dat u iets wil downloaden, doe ook dat niet en klik nu op join from your browser. U geeft uw naam in en zit dan in de meeting.
   • Mogelijk moet u meermaals akkoord geven op vragen van uw browser om uw camera, microfoon of (delen van) uw scherm te delen. Wees hier alert op!
2. U kunt ook inbellen (binnen Nederland tegen lokaal tarief). U zult begrijpen dat daarmee veel voordelen van video conferencing verloren gaan. Houd dan het Meeting ID en het wachtwoord bij de hand en bel:
   • 020-7940854; of
   • 020-7946519; of
   • 020-7946520; of
   • 020-7947345; of
   • 020-2410288.

Let wel, u bent dan wel in een bijeenkomst in Zoom, dus u maakt dan wel gebruik van het platform Zoom.

Voor de beste ervaring voor zowel uzelf als de overige deelnemers, raden wij aan gebruik te maken van een pc+webcam of laptop, maar mogelijk heeft u die niet voorhanden. Gelukkig kan het ook met een tablet of mobiel. Installeer daarvoor de Zoom Mobile App.

Op tablets en smartphones ziet Zoom er iets beknopter uit:

• U heeft geen mogelijkheden om zelf uw scherm in te delen;
• U kunt maximaal vier personen tegelijk zien, swipe naar links of rechts om andere aanwezigen te zien;
• Tik op uw scherm om de knoppen te laten verschijnen. Die zitten vaak op een andere plek.

Zoom biedt voor ons de best passende optie qua gebruiksvriendelijkheid, server-stabiliteit, audiovisuele kwaliteit, functionaliteit en prijs. Zoom was veel in het nieuws omtrent privacy en beveiliging, het VVM Bureau houdt dit nauwlettend in de gaten. De volgende zaken zijn daarbij goed om te weten:

• Een deel van de issues betreft/betrof de gratis variant, de VVM heeft een betaald (‘pro’) account;
• Zoom heeft in de afgelopen drie maanden sprongen gemaakt in het verbeteren van de software. Wie de software actueel houdt, heeft significant minder te vrezen;
• Al onze Zoom-sessies zijn beveiligd met een wachtwoord, en om er aan te kunnen deelnemen, moet de host (VVM Bureau) u toelaten. Dat maakt de kans op ‘Zoombombing’ vrijwel nihil;
• De servers van ons Zoom account staan in Europa en de VS;
• Zodra het realistisch kan, zullen wij onze Zoom-verbinding end-to-end versleutelen. Dat betekent dat het risico op afluisteren dan miniem is, maar op dit moment zijn daar nog praktische bezwaren tegen (sommige, voor ons relevante, functionaliteiten van Zoom zijn dan ook geblokkeerd). Op dit moment is Zoom al heel behoorlijk versleuteld (AES 256-bit GCM, voor de technisch onderlegden). Dat betekent dat er nu nog een bescheiden risico is op ‘afluisteren’.
• We raden altijd aan om in een Zoom-sessie geen informatie te delen waarmee externen schade kunnen toebrengen aan jezelf of je onderneming. In verreweg de meeste sessies die de VVM ondersteunt, zal dat zeker geen probleem vormen.

De informatie over Zoom op de website van Bits of Freedom (een bron die wij dankbaar raadplegen voor deze dilemma’s) is inmiddels helaas al enige tijd oud. Zoom heeft een storm van kritiek over zich heen gekregen, en heeft zich die kritiek behoorlijk aangetrokken. Andere aanbieders zaten wat meer onder de radar en hebben dus minder in de spotlights gestaan. Er zijn ook aanbieders die geen grote meetings aankunnen, of alleen geschikt zijn als webinar-tool, en niet voor meetings.

Er zijn daardoor steeds meer organisaties (ook overheden) die hun 'ban' op Zoom hebben opgeheven. Kunt of mag u geen Zoom installeren op uw apparatuur, dan zijn er alternatieven om toch bij een Zoom-sessie te kunnen zijn - zie elders op deze pagina. Overigens raden wij dan het delen van informatie waarmee externen schade kunnen toebrengen aan jezelf of je onderneming, nog steeds af - net zoals met bijeenkomsten in de fysieke wereld :-).